L’impact des logiciels de gestion de main-d’œuvre sur les finances d’une entreprise

2020-10-14

Pour bon nombre d’entreprises, la main-d’œuvre représente plus de 60 % des coûts d’opération. Bien sûr, les employés sont essentiels, ces coûts sont donc inévitables. La solution la plus facile, réduire le nombre d’employés, a des effets néfastes sur le niveau de service et empêche les ventes d’aller chercher de nouveaux contrats, deux facteurs nécessaires au maintien d’une bonne santé financière. Nous allons donc explorer une solution alternative qui gagne en popularité : les logiciels de gestion de main-d’œuvre. Nous tenterons d’expliquer leur impact sur les finances d’une entreprise et de vous aider à déterminer si c’est la solution qui vous convient.


Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de main-d’œuvre ?

Un logiciel de gestion de main-d’œuvre aide les entreprises à coordonner leur personnel et à tirer des informations qui permettent d’améliorer ce processus de coordination. Afin d’assurer que l’entreprise puisse gérer son personnel efficacement, ces logiciels offrent des outils qui permettent d’effectuer les tâches suivantes :

  • Prévoir les besoins de main-d’œuvre
  • Prévoir le budget lié à la main-d’œuvre
  • Gérer des projets
  • Créer et ajuster des horaires
  • Gérer les absences
  • Collecter les heures travaillées


Les entreprises les plus enclines à utiliser ce type de logiciel sont souvent des entreprises qui emploient un grand nombre d’employés à quart défini. Nous avons pu noter que les entreprises de plus de 75 employés, payés à l’heure et dont les horaires sont variables ont les plus grands retours sur investissement.


Comment un logiciel de gestion de main-d’œuvre peut m’aider au niveau financier ?

Comme l’indique leur appellation, la ressource principale gérée par ces outils est le capital humain. Par conséquent, le plus grand impact financier qu’ils peuvent avoir est la réduction des coûts de main-d’œuvre. Les sources principales de cette réduction sont l’affectation du personnel, les heures supplémentaires, la productivité des employés et la précision des prévisions et des paies.

Un des rôles les plus importants d’un logiciel de gestion de main-d’œuvre est d’optimiser le nombre d’employés mis à l’horaire pour couvrir les besoins en personnel à la perfection. Ceci étant dit, la beauté d’un logiciel est qu’il peut vous permettre de conserver un service impeccable, peu importe les imprévus, tout en limitant le nombre d’heures en heures supplémentaires.

Bien souvent, afin de maintenir un bon service, les entreprises ont tendance à planifier un plus grand nombre d’employés, afin de couvrir les absences ou de pouvoir faire face à une hausse imprévue de la demande. Toutefois, ces facteurs sont très difficiles à prévoir, ce qui cause un surplus de personnel et, en conséquence, une perte de profitabilité parfois en pleine haute saison. Alors qu’avec les bons outils, les entreprises peuvent modifier leurs horaires en temps réel, s’adapter à ces fluctuations et maintenir leur niveau de service sans dépenser davantage.

Pour les entreprises dont les employés sont payés à l’heure, la collecte et la validation des heures travaillées peut être ardue. Lorsque ces tâches sont faites manuellement, ou avec des outils qui ne sont pas adaptés, les erreurs sont inévitables. Ces erreurs se transposeront en pertes directes. Dans un cas, l’employé est payé pour des heures qu’il n’a pas travaillées, et dans un autre il ne reçoit pas le fruit de son dur labeur, ce qui cause de l’insatisfaction et un plus grand taux de roulement. Pour en savoir davantage sur l’impact du taux de roulement sur les entreprises et des solutions faciles pour le réduire, lisez 
notre article à ce propos.


Cela change-t-il la façon dont fonctionne une entreprise ?

Si l’on regarde d’un point de vue macro, toute gestion est faite en cycle : planification, exécution, analyse, ajustement. Si on se base sur ce modèle, les logiciels de gestion de main-d’œuvre aident non seulement à l’exécution du schéma de gestion, mais ils offrent également un portrait réel et précis des coûts. Ceci permet de comparer les coûts réels aux budgets prévisionnels et, ainsi, de comprendre les sources de fluctuations afin de s’ajuster dans le futur. Cet apport peut être difficile à percevoir au premier regard, toutefois, la quantité de données qui peuvent être analysées, la vitesse à laquelle elles sont extraites et l’impact des actions correctives qui sont apportées sont souvent impressionnants!

Il est certain qu’il n’y a rien de nouveau dans tout cela, ces logiciels ne réinventent pas les entreprises, seulement la façon de travailler. Les humains ont effectué toutes ces tâches pendant des années. Par contre, les économies de temps qu’un outil technologique peut faire économiser sont non négligeables. Nous avons pu observer une diminution de 75 % du temps de création d’horaires, de 66 % du temps d’ajustement dû à l’absentéisme ou aux variations dans les besoins et de 50% du temps de création de la paie. Tout cela sans compter toutes les économies de temps provenant de la collecte d’informations en libre-service et des ajustements apportés grâce aux données tirées du logiciel.


Y a-t-il seulement des bénéfices financiers ?

Puisque ce type d’outil est utilisé par la majorité des parties prenantes d’une organisation, les bénéfices sont multiples. En plus de leur impact sur la satisfaction, l’engagement et la rétention des employés, ils permettent aux entreprises d’être plus compétitives. En améliorant le temps de réaction face à de nouvelles demandes de clients ou à un accroissement de l’achalandage, ils permettent d’aller chercher plus de contrats et d’offrir un meilleur service. Sans oublier que la panoplie d’informations qui peut en être récoltée permet à ses utilisateurs de tirer leur épingle du jeu quand vient le temps de faire une soumission à un client. Une meilleure compréhension de ses coûts et de ce qui les fait fluctuer, couplée à une capacité d’adaptation qui élimine la nécessité de prévoir des surplus permet d’offrir son meilleur prix, sans prendre aucun risque.

Comment déterminer si son entreprise en a besoin ?

Avant tout, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes, afin d’établir votre situation actuelle et vos besoins réels. Ensuite, vous pouvez consulter nos pages dédiées à la gestion des horaires et la gestion des absences où vous pourrez trouver des calculateurs de coûts et des outils qui vous aideront à magasiner.

  • En moyenne, combien de fois l'horaire est-il modifié une fois qu'il est publié ?
  • Quel est le temps de gestion que coûte chacune de ces modifications ?
  • Pensez-vous que votre équipe gère les absences et les congés de maladie de manière optimale ?
  • Combien de temps faut-il pour gérer toutes les demandes de congés de votre équipe ?
  • Combien de temps faut-il pour gérer une paie, et est-elle exempte d'erreurs
  • Utilisez-vous toutes les heures disponibles de votre personnel ?
  • Êtes-vous en mesure d'accepter tous les contrats supplémentaires de vos clients ?
  • Pouvez-vous maintenir le niveau de service souhaité tout au long de l'année ?
  • Avez-vous conscience de ce qui impacte vos coûts de main-d’œuvre, votre efficacité et votre rentabilité ?


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